Fünf Fehler in der internen Kommunikation, die kein Unternehmen braucht

Die Notwendigkeit zu interner Kommunikation ist unbestritten, dennoch gehört sie zu jenen Bereichen, die in der Chefetage nicht selten vernachlässigt werden. Während die externe Kommunikation – in welcher Form auch immer – laufend im Fokus steht und ihr Budget auch in Zeiten des (digitalen) Wandels relativ gesichert ist, wird bei der internen Kommunikation oft der Sparstift angesetzt.

Das ist mehr als nur schade, denn gute Öffentlichkeitsarbeit fängt bei den eigenen Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern an.

Eines steht für mich außer Frage: Eine durchdachte, strategische Kommunikation nach innen steigert die Produktivität maßgeblich und trägt so aktiv zum Erfolg des Unternehmens bei. Interne Kommunikation ist aber aus PR-Sicht kein „Selbstläufer“, ganz im Gegenteil. Diverse Fehler und Stolpersteine in der Unternehmenskommunikation können gravierende Folgen haben. Das erkennen viele Unternehmen leider erst im Nachhinein, wenn es schon zu spät und der Schaden angerichtet ist. Daher schildere ich in meinem Beitrag, welche typischen Fehler in der internen Kommunikation um jeden Preis vermieden werden müssen.

Und egal, wie banal der eine oder andere Fehler auch klingen mag – es kann jeden treffen und passiert öfter, als gedacht. Oder, um es – einmal positiv gewendet – mit den Worten des US-amerikanischen Existenzialpsychologen Rollo Reece May (1909–1994) zu sagen:

Kommunikation führt zu Gemeinschaft, das heißt zu Verständnis, Vertrautheit und gegenseitiger Wertschätzung.

1. Informationen: Zu spät, unvollständig, widersprüchlich und falsch

Unabhängig davon, ob es positive oder negative Informationen zu verkünden gibt – die eigenen Mitarbeiter sollten von allen Dialoggruppen immer zuerst informiert werden. Wichtig ist, dabei ehrlich zu sein, Tatsachen nicht zu verdrehen, schönzureden oder gar bewusst falsch darzulegen.

Aus Unternehmenssicht ist es ein Schuss ins eigene Knie, wenn Mitarbeiter erst durch die Medien erfahren, welche Geschehnisse und Veränderungen auf sie zukommen. Vor allem negative Neuigkeiten kommen dann umso schlechter an. Verständlich, dass sich Mitarbeiter in diesen Fällen vor den Kopf gestoßen und von der Chefetage hintergangen fühlen.

Beispiele gibt es leider zur Genüge. So etwa bei der Supermarktkette Zielpunkt hier bei mir in Österreich, oder bei Unternehmen wie Siemens und Opel.

2. Beziehungsstatus: Mein Chef ist ein Idiot

Chefs, Abteilungsleiter und Vorgesetzte, die „von oben herab“ auf ihre Mitarbeiter schauen, tun der internen Kommunikation keinen Gefallen. Respekt ist die unumstößliche Basis jeder Kommunikation, egal wo sie stattfindet.

Durch arrogante Verhaltensweisen fühlen sich alle Menschen abgestoßen und demotiviert. Wer hat schon Lust, für jemanden zu arbeiten, der ohnehin nichts von einem hält? Stattdessen sollte jedem Mitarbeiter unabhängig der hierarchischen Unternehmensstrukturen auf Augenhöhe begegnet und Respekt entgegengebracht werden. Jeder vollbringt seine Arbeit und leistet so seinen Teil zum Erfolg. Und ganz ehrlich: Egal ob Facility Management oder die Praktikantenstelle – jeder und jede verdient Lob und Anerkennung für die täglich erbrachte Leistung.

3. Menschen? Nein, hier gibt’s nur Mitarbeiter!

Die Kommunikation mit Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern gehört gepflegt und aufrechterhalten. Selbst wenn es „nur“ um den nächsten Betriebsausflug oder zukünftige Projekte geht – Kommunikation ist wichtig! Es ist wichtig, sich regelmäßig mit jenen auszutauschen, die sich täglich für die Zielerreichung des Unternehmens einsetzen, und es ist wichtig, sich über jene Dinge auszutauschen, die für diese Menschen eine große Bedeutung haben. Hand aufs Herz: Das kann ebensogut auch die nicht funktionierende Klimaanlage oder die neue Kantinenverpflegung sein. Kleine Betriebe sind hier klar im Vorteil, da Strukturen flach sind und Entscheidungen von allen (fast) gleichzeitig und im gleichen Ausmaß wahrgenommen werden.

Bei der internen Kommunikation geht es darum, eine gute Beziehung zu den eigenen Mitarbeitern herzustellen und sie effektiv in das tägliche Betriebsgeschehen einzubinden. Mitarbeiter sollen sich nicht nur als Arbeiter, sondern als Teil des Unternehmens sehen. Man muss ihnen das Gefühl vermitteln, dass sie eine zentrale und tragende Rolle einnehmen. Jeder einzelne Mensch ist für den Erfolg des Unternehmens wichtig. Und wer das nicht mit voller Überzeugung sagen kann, sollte die eigenen Unternehmensstrukturen kritisch hinterfragen.

4. Divide et impera? Abteilungsgrenzen sind hinderlich

Ressort- und Abteilungsdenken ist ein häufiger Fehler innerhalb der Unternehmenskommunikation. Erfolgreiche interne Kommunikation wird durch das Ziehen von „Grenzen“ entlang einzelner Abteilungen blockiert. Der Leitsatz „divide et impera“ (teile und herrsche) hatte vielleicht in der römischen Außenpolitik seine Berechtigung, in der internen Kommunikation führt eine solche Einstellung aber langfristig nur zu einem: dem Scheitern des gesamten Unternehmens.

Fakt ist: Abteilungsübergreifende Kommunikation ist wichtig, und Silodenken muss abgebaut werden. Genau dann lässt sich aus gemeinsamen Projekten neues Entwicklungspotenzial schöpfen. Stichwort: Crowdsourcing und Schwarmintelligenz im Unternehmen.

5. Mitreden? Sei doch nicht lächerlich!

Kommunikation kann, muss aber nicht Dialog bedeuten. Dialoge sind eine besondere Form von Gesprächen, die – das stimmt – für die interne Kommunikation und ihren Erfolg absolut notwendig sind.

Kurz zur Erinnerung:

• Bei Dialogen beeinflusst das Gesagte die Antwort des anderen. Die Dialogpartner bewerten die geäußerten Informationen, reflektieren und reagieren.
• Dialoge setzen voraus, dass alle Dialogpartner dazu bereit sind, von ihrer Anfangsposition abzukommen und Zugeständnisse zu machen.

Genau an diesem Punkt scheitert es häufig innerhalb von Unternehmen. Eine noch so gut vorbereitete interne Kommunikation bringt nichts, wenn die Mitarbeiter keine Gelegenheit haben, ihre eigene Meinung und Ansicht mitzuteilen. Jeder Mitarbeiter, der etwas zu sagen hat, sollte daher zumindest angehört werden.

Gehört zu werden ist aber nicht dasselbe, wie in den Entscheidungsprozess eingebunden zu werden. Für viele Unternehmen ist das ein Entwicklungsprozess. Es gilt also, mit kleinen Schritten anzufangen und dem Wort aller Mitarbeiter zunehmend mehr Beachtung zu schenken. Interne Kommunikation: Alles klar?

Auf den Punkt gebracht

Motivierte Mitarbeiter sind die Basis eines jeden erfolgreichen Unternehmens, und Kommunikation ist das, was unsere Beziehungen zusammenhält. Je besser wir kommunizieren, desto effizienter und agiler können wir handeln. Es gibt zahlreiche Möglichkeiten, mit denen interne Unternehmenskommunikation angekurbelt und erfolgreich geführt werden kann. Die wichtigsten habe ich inklusive Einsatzmöglichkeiten in meinem Beitrag „10 nützliche Anwendungen für eine erfolgreiche, interne Kommunikation“ auf dem Blog von Keen Communication thematisiert.

Egal für welchen Kommunikationsweg du dich auch entscheidest, wichtig ist, dass du die häufigsten Fehler kennst und vermeidest. Sollte es trotzdem zu Fehlern kommen, solltest du auch hier auf einen ehrlichen Dialog setzen. So einfach ist das.

Artikelbild: Martin Mummel/GRVTY