5 Tipps für einen reibungslosen Onboarding-Prozess

Das erfolgreiche Integrieren neuer Arbeitskräfte ins Unternehmen benötigt seitens der Führungskräfte eine durchdachte Herangehensweise. Beim Onboarding rückt vor allem ein Aspekt in den Mittelpunkt: das Teilen von Wissen. Den neuen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen sollen alle relevanten Aspekte rund um ihre Aufgaben sowie die Unternehmensphilosophie nähergebracht werden – idealerweise zum Teil auch schon vor Arbeitsbeginn. Im Folgenden liefere ich dir bewährte Tipps für einen problemlosen Onboarding-Prozess.

1. Vor Beginn des Arbeitsverhältnisses starten

Erfolgreiches Onboarding von neuen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen startet nicht erst an Tag eins des Arbeitsverhältnisses. Idealerweise wird von Seiten des Arbeitgebers schon ein bis zwei Wochen im Voraus wiederholt (auf keinen Fall täglich) der Kontakt zu den neuen Angestellten gesucht. Einerseits, um ihnen Informationen zukommen zu lassen, die bereits für den ersten Arbeitstag relevant sind und andererseits, um sich als attraktiver, interessierter und zukunftssicherer Arbeitgeber zu positionieren.

Die eine oder andere E-Mail sollte zukünftigen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen also wichtige Formalitäten mitteilen: Wissen rund um Arbeitszeiten, die Agenda des ersten Arbeitstages, eventuelle Infos zu weiteren Neulingen, die am selben Tag starten sowie Kontakte zu Stellen wie dem Sekretariat bzw. der HR-Abteilung gehören in die erste Onboarding-Mail.

2. Wissen sinnvoll teilen

Das Know-how, das neuen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen zugänglich gemacht werden soll, ist nicht auf reines Fachwissen beschränkt. Vor allem Informationen rund um die Unternehmenskultur und die verschiedenen verwendeten (digitalen) Tools für das Projektmanagement und die Kommunikation innerhalb des Unternehmens sind äußerst relevant.

Für das Sammeln, Koordinieren und Bereitstellen von wichtigen Informationen, Weiterbildungsmaterialien und Updates sollte ein geeignetes digitales Tool zum Einsatz kommen. Als Allround-Lösung für unternehmensinternes Know-how, Projektmanagement, Kommunikation, Kollaboration und eben auch Onboarding eignen sich verschiedene Tools, so wie beispielsweise die Wiki-Software Confluence von Atlassian.

3. Über- und Unterforderung vermeiden

Es ist nicht zielführend, neue Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen in der ersten Arbeitswoche mit Informationen zu überhäufen, die im Zuge der Einstiegsphase noch gar nicht relevant sind. Werden aber zu wenige neue Inhalte vermittelt, besteht unter Umständen die Gefahr, dass sich die Neuen unnütz oder unterfordert fühlen, wenn sie in der ersten Zeit nur anderen KollegInnen und Vorgesetzten zuhören bzw. ihnen über die Schulter schauen dürfen.

Wer als Arbeitgeber diese goldene Mitte trifft, schafft es auch, die eigene Expertise in diesem Bereich zu untermauern. Arbeitgeber, die den Onboarding-Prozess fordernd und spannend gestalten und es somit schaffen, dass sich Neulinge gleichzeitig involviert, begleitet sowie niemals überflüssig fühlen, haben gute Chancen, loyale Fachkräfte zu gewinnen.

Um dies zu erreichen, ist es ist empfehlenswert, diejenigen zu befragen, die den Prozess vor nicht allzu langer Zeit selbst durchlaufen haben. Führungskräfte sollten die Onboarding-Erfahrungen der bestehenden Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen als Orientierung verstehen und den Prozess immer wieder anpassen sowie Möglichkeiten zur Verbesserung nutzen.

4. Relevante Parteien zielgerichtet einbinden

Die gut integrierten, versierten und hilfsbereiten KollegInnen sind während des gesamten Prozesses sozusagen deine Goldminen. Sie tragen maßgeblich zu einem positiven Bild der Arbeitgebermarke bei. Zudem sind sie der Teil im Unternehmen, der mit gutem Beispiel vorangeht, schließlich haben genau diese KollegInnen den Onboarding-Prozess bereits erfolgreich durchlaufen und sind nun motiviert und produktiv „an Bord“ des Unternehmens.

Im Idealfall geben sie ihr Fachwissen und auch firmeninternes Know-how, das sie während ihrer Zeit im Unternehmen gesammelt haben, direkt an neue KollegInnen weiter. Ein erklärtes Ziel des Onboarding-Prozesses ist die Bindung von loyalen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen, die das Unternehmen über Jahre hinweg formen. Fachlich versierte sowie hilfsbereite KollegInnen sind dazu in der Lage, neue Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen mitzuziehen, indem sie Vertrauen wecken und Kompetenz ausstrahlen.

Entwickelt sich dieses Vertrauen zwischen neuen und bestehenden Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen weiter, entstehen eingeschweißte Teams. Denn Teams, deren Mitglieder einander mit Vertrauen und Wertschätzung begegnen und ihre Hard sowie Soft Skills teilen, sind für den Unternehmenserfolg entscheidend.

5. Orientierung sowie gute Ausstattung vor Ort bieten

Am ersten Tag lohnt sich ein Rundgang durch das Unternehmen, sodass neue Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen einen Eindruck vom Arbeitsplatz bekommen und zudem ihre – auch abteilungsfremden – KollegInnen kennenlernen können. Neulingen soll das Gefühl vermittelt werden, dass sie nicht nur innerhalb des Teams, dem sie nun angehören, Antworten auf ihre Fragen finden, sondern von allen Seiten unterstützt werden.

Kommen neue Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen an ihrem ersten Arbeitstag in das Unternehmen, so sollte auch der für sie vorgesehene Arbeitsplatz bereit sein. Fehlende Möbel oder veraltete Technik zeugen nicht gerade von Wertschätzung – hochwertige ergonomische Büroausstattung sowie eine optimierte Akustik im Büro jedoch schon. Auch guter Kaffee sowie das Bereitstellen von gesunden Snacks usw. zeugen von Wertschätzung seitens des Arbeitgebers.

Fazit

Erfolgreiche Onboarding-Prozesse beginnen bereits vor dem ersten Arbeitstag von neuen Mitarbeitern und Mitarbeiterinnen. Die Führungskräfte und auch die bestehende Belegschaft spielen eine übergeordnete Rolle beim Onboarding, denn sie stehen den Neuen einerseits fachlich Rede und Antwort und sorgen andererseits für einen vertrauensvollen, wertschätzenden Umgang im Unternehmen. Darüber hinaus tragen Software für Wissens- und Projektmanagement sowie ein gut ausgestattetes Büro zum gelungenen Einstieg neuer Teammitglieder bei.

Artikelbild: Martin Mummel/GRVTY