Workshop für Dummies: So gelingen Vorbereitung, Durchführung und Analyse

Workshop für Dummies: So gelingen Vorbereitung, Durchführung und Analyse

Als Fernsehkind weiß ich sowas: Der Film-Klassiker „Odyssee im Weltraum“ beginnt mit einer dreiminütigen Musiksequenz zu pechschwarzem Bild. Nachdem der bekannte Löwe der Produktionsfirma gut gebrüllt hat, geht es direkt ans Eingemachte – in der ersten Szene des Bildstreifens befinden sich Mond, Erde und Sonne in Konjunktion. Haltet mich für positiv bekloppt, aber mich erinnert das stark an die Erwartungshaltung an Workshops. Auch hier prallen scheinbar Welten aufeinander. Gibt es doch zunächst viele Unbekannte zu erkunden, um am Ende des Tages von einem ergiebigen Workshop mit unendlichen Impulsen, Weiten und Möglichkeiten zu sprechen.

Achtung, Spoiler: So läuft der perfekte Workshop ab

Workshops sind ein verdammt ehrliches Format. Es werden sämtliche Facetten der Kommunikationskunst benötigt und abgerufen. Alles läuft in Echtzeit ab, unverblümt und live. Das Gesagte kann nicht mehr zurückgenommen, höchstens relativiert werden. Der erste Eindruck zählt. Und auch hier kommt es wieder auf die dargebotenen Inhalte an. Was möchte ich mit dem Workshop bezwecken? Kenne ich mein Gegenüber? Wie gehe ich mit den Ergebnissen um?

„Die Rentabilität von Workshops ist sicher.“ (Norbert Sebastian Unverblümt, Consumer Data Usability/CDU)

Wir dürfen nicht vergessen, dass verschiedene Parteien eben mannigfache Interessen und Beweggründe haben. Dieser Umstand sollte natürlich auch bei der Gestaltung von Workshops berücksichtigt werden. Schließlich müssen sich die Protagonisten in vielen Punkten einig sein – Ziele, Wünsche, Küsse.

PRAXISTIPP: Jedwede Gelegenheit zum persönlichen Gedankenaustausch im Vorfeld eines Workshops sollte genutzt werden. So bieten sich beispielsweise interne Kundenmeetings oder eher zwanglose Abendveranstaltungen an, bei denen spätere Workshop-Teilnehmer ihr Stelldichein geben. Auch die Stippvisite auf einem Messestand oder der Besuch eines Barcamps beflügeln das Kennenlernen. Ein Erscheinen nach ausgesprochener Einladung zeugt von starkem Interesse an der jeweiligen Person oder Unternehmung und fördert das Connecten ungemein.

Grundlegend lassen sich Workshops in drei Phasen unterteilen. Zu jeder dieser Phasen habe ich zusätzlich zu meinen persönlichen Erlebnissen als PR-Berater erfahrene Kommunikatoren zu Wort kommen lassen. Nicht zuletzt, um die gesammelten Erfahrungen abschließend in einer Checkliste zur erfolgreichen Durchführung eines Workshops einfließen zu lassen:

1. Vorbereitung

Das Schöne an Workshops ist, dass sie auch sehr kurzfristig und relativ grob ausgearbeitet werden können. Leben sie doch in erster Linie von der Interaktion sowie von den Erfahrungen und dem Wissen der Teilnehmer. Vor allem müssen die Ziele des Workshops verdeutlicht und ausreichend Impulse vorbereitet werden. Auch die Wahl des Teilnehmerkreises mag wohlüberlegt sein.

Die Gestaltung von Workshops ist eine besondere Herausforderung, da die Teilnehmer nach meinem Verständnis nicht bloß passiv zuhören und einen Vortrag über sich ergehen lassen, sondern die Session aktiv mitgestalten sollen. Am Anfang ist es wichtig, Themenklarheit zu schaffen, damit die Beteiligten nicht aneinander vorbeireden. Ich mache mir hierzu bereits im Vorfeld ein Bild von den zu erwartenden Gästen und vor allem von deren Rolle innerhalb der Unternehmung. So stimme ich mich auf die Anwesenden ein, versetze mich in ihre Lage und stelle einen Bezug zu ihrer täglichen Arbeit her. Beim Workshop selbst frage ich zu Beginn gezielt die jeweilige Erwartungshaltung ab. Der Benefit des Workshops muss klar erkennbar, herausgearbeitet, greifbar und möglichst auf jeden individuell übertragbar sein. Das erfordert eben bei der Vorbereitung des Workshops eine grundlegende Kenntnis von dem, was jeder einzelne tut und worin seine Motivation liegen könnte. Welche Interessen und Vorkenntnisse er hat.

Maël Roth, Consultant für Content Strategies und Operations

In die Vorbereitungsphase fallen demnach erste Gespräche, die allgemeine Zeitplanung und die Integration der Entscheider. Eine Art Leitfaden wird erstellt, die Materialien werden zusammengetragen, die Räumlichkeiten bestimmt und die Herangehensweise wird abgesteckt. Wie baue ich den Workshop auf? Verstehen sie Spaß? Muss ich weiter ausholen? Kann ich die Erwartungshaltung überhaupt erfüllen?

Ein Schwank aus meiner Beratertätigkeit

Im Rahmen einer internen Kommunikationskampagne eines international agierenden Werkzeugherstellers sollten wir die IT-Abteilung bei der Einführung von Software-Tools und Devices unterstützen und neu positionieren. Zuvor wurden solche Produkt-Launches der Belegschaft stets übergestülpt und flankierende kommunikative Maßnahmen sträflich vernachlässigt. Die Mitarbeiter der IT galten lediglich als verlängerte Werkbank der Geschäftsführung und waren deshalb nicht besonders beliebt. Wir haben uns als Warm-up im Workshop daraufhin die Frage gestellt: Was hat die IT je für uns getan? Und zu Beginn folgenden Film-Ausschnitt gezeigt:


Kreativer Workshop-Einstieg nach „Das Leben des Brian“: Was, frage ich euch, hat die IT je für uns getan?

2. Durchführung

Ist der Tag gekommen, also der Moment der Wahrheit (im übertragenen Marketingsinne der „Moment of Truth“), können allein die Ankunft und Begrüßung bereits über den Erfolg des Workshops mitentscheiden.

PRAXISTIPP: Zur Auflockerung gebietet sich ein Smalltalk. Das Wissen über aktuelle Ereignisse oder wohl dosierte Anekdoten zu gemeinsamen Hobbys tragen zur Vertrauensgewinnung bei. Hierbei sollte nicht übertrieben und wenigstens indirekt eine Brücke zur Workshop-Thematik geschlagen werden. Überaus empfehlenswert ist in diesem Business-Kontext der Handelsblatt Morning Brief. Dort werden kostenlos die wichtigsten Neuigkeiten aus aller Welt am frühen Morgen mit einem Ausblick auf den aktuellen Tag wunderbar per Newsletter auf den Punkt gebracht. Im Video auf der zuvor verlinkten Startseite spielt sogar ein Astronaut eine Rolle, was im hiesigen Kontext kein Zufall sein kann.

„Ein moderner Workshop verbindet nicht nur Worte mit Bildern, sondern Menschen mit Menschen.“ (Gabor Steinbeißer, investigativer Erklärbär und putativer Science-Fiction-Fan)

Es ist so frustrierend, nach einer qualvollen Anreise per Bimmelbahn zu spät zum Termin zu kommen oder minutenlang auf die Teilnehmer warten zu müssen. Die Tücken der Technik unterschätzt und den falschen Adapter mitgebracht zu haben oder beispielsweise, wie im Teaser beschrieben, auf einen schwarzen Bildschirm zu starren, weil der WLAN-Router nicht funktioniert oder das falsche Passwort übermittelt wurde.

Alle Teilnehmer sitzen letztendlich in einem (Raum)Schiff Boot und verfolgen bestenfalls ein gemeinsames Ziel. Es ist völlig deplatziert, die klassischen „Größten-Schönsten-Schlausten“-Argumente vorzutragen, einem Penis-Vergleich nachzueifern und den Workshop mit einer Verkaufsveranstaltung zu verwechseln.

How-to: Workshops als wirkungsvolles Instrument zum Erreichen gemeinsamer Ziele.TWEET

Besonders beliebt sind desinteressierte „Pflichtteilnehmer“ mit Augenrändern (so tief wie der Ätna oder um im Beispiel zu bleiben wie ein schwarzes Loch), die vollmundig von einem überaus netten Vorabend und exklusiven Berliner Dry Gin berichten. Klingonisch Klingt komisch, ist aber so passiert. Zwar nicht in einem Workshop – jedoch ist mir ein solcher Typus tatsächlich bei einem Pitch begegnet. Dass gerade in solchen Pitch-Situationen vorgelagerte Workshops eine sinnvolle Option sein können, habe ich an anderer Stelle bereits erläutert.

Einigen wir uns gegenwärtig einfach auf Unentschieden und beachten indes das Miteinander im Rahmen des vermutlich vollgepackten Workshop-Tages mit der nötigen Wertschätzung. Dazu gehören neben dem pünktlichen Erscheinen eine herzliche Begrüßung, eine kurze Vorstellungsrunde und im späteren Verlauf ausreichend Pausen samt Verpflegung sowie genügend Zeit für ein konstruktives Abschlussfeedback.

Ich denke, es gibt hier keine Patentrezepte. Es ist wichtig, mit den Teilnehmern in Verbindung zu bleiben und die Zeit und Aufmerksamkeit, die sie einbringen, wertzuschätzen. Man kann und sollte sich vorher überlegen, was sie brauchen und was für sie wirklichen Nutzen generiert. Eine gute Vorbereitung und abwechslungsreiche Struktur sind das A und O. Aber selbst während eines vorher konzipierten Vortrags bleibe ich aufmerksam für die Resonanz aus dem Publikum. Bei Workshops nutze ich deshalb alle Möglichkeiten der Interaktion und hole mir auch zwischendurch Feedback. Ein warmer, herzlicher und humorvoller Umgang mit den Teilnehmern schafft eine Bindung und verhindert, dass die Zuhörenden ‚abdriften‘. Ich glaube, das Allerwichtigste ist, dass man sich für die Dinge, die man herüberbringt, zutiefst selbst interessiert, und dass man die ganze Zeit selbst mit Spaß und mit voller Konzentration bei der Sache ist. Das überträgt sich.

Dr. Kerstin Hoffmann, Kommunikations- und Strategieberaterin, Vortragsrednerin

Es würde an dieser Stelle deutlich zu weit führen, sämtliche Erhebungs-, Dokumentations-, Analyse- und Kreativ-Techniken aufzuzählen, die im Rahmen von Workshops eingesetzt werden können. Deshalb möchte ich stellvertretend und ein wenig unorthodox das Organisationshandbuch des Bundesministeriums des Innern (BMI) anpreisen. Ein nützliches Nachschlagewerk für Praktiker, wie ich finde. Und wenngleich der Ursprungsgedanke dieses Handbuchs nur bedingt etwas mit Workshops zu tun hat, enthält es im Kapitel 6 „Methoden und Techniken“ diverse, zumindest gleichgeartete Ansätze wie Brainstorming, Interview oder SWOT-Analyse – samt Einsatzbereichen, Verfahrensbeschreibungen, Bewertungen sowie Hinweisen und Tipps aus der Praxis. Eine kostenlose PDF-Version des Handbuchs finden Interessierte unter oben genanntem Link.

PRAXISTIPP: Zur individuellen Durchführung empfehle ich, gängige Methoden für die eigentliche Arbeitsphase der Workshops vorzuhalten. Wir haben beispielsweise in der Agentur ein Board mit zahlreichen Ansätzen stets griffbereit. Darin werden die jeweiligen Methoden samt ihrer Anwendung kurz beschrieben, Ziele und Besonderheiten definiert sowie die benötigten Materialien detailliert aufgelistet. Solche Ordner können ganz pragmatisch mit einer kurzen Internet-Recherche gefüllt, gelegentlich aktualisiert oder erweitert und zum entsprechenden Zeitpunkt gezückt werden. Die dadurch erlangten Vorkenntnisse ersetzen jedoch nicht die regelmäßige Nutzung und passgenaue Vorbereitung eines Workshops.

Meine Lieblingsmethode als Praxisbeispiel

Die sogenannte „Disney-Methode“ hilft dabei, einen Konzeptentwurf oder eine Maßnahmenidee aus verschiedenen Perspektiven zu betrachten oder auf ihre Eignung zur Problemlösung der Aufgabenstellung hin zu überprüfen. Bei dieser Bewertungstechnik respektive Kreativmethode wird eine Idee oder ein Konzept vorgestellt und danach kollektiv aus drei ungleichen Perspektiven betrachtet und diskutiert. Die nachstehende Reihenfolge ist wichtig und sollte eingehalten werden.

  1. Der Träumer ist enthusiastisch und gibt seine subjektive Meinung kund, enthält sich aber eines praktischen Urteils zu einer Idee oder Analyse. Mit diesem Blickwinkel werden überschwänglich der bestmögliche Ausgang und die großartigsten Konsequenzen benannt und rosarote Zukunftsvisionen in den Himmel geschrieben.
  2. Der Realist nimmt hingegen einen pragmatisch-praktischen Standpunkt ein, entwickelt Aktivitätenpläne und untersucht die notwendigen Arbeitsschritte, Mechanismen und Voraussetzungen. Hier lässt der Betrachter in seiner Rolle die Kirche im Dorf und nimmt sozusagen einen Reality-Check vor.
  3. Der Miesepeter fordert die Beteiligten heraus, prüft die Vorgaben und Aussagen selbiger und zeigt Schwächen auf. Dabei geht es nicht um Diffamierung, sondern um sachlich und konstruktiv vorgetragene Kritik. Mögliche Fallstricke, Fehlerquellen und Probleme sollen mit dem Spielverderber identifiziert werden.

Es werden lediglich ein Stift und ein Flipchart benötigt, um diese Methode durchzuführen und zu dokumentieren. So werden die wichtigsten Schlagworte einfach parallel zur Diskussion mitgeschrieben, wenn nicht ohnehin eine Videodokumentation Anwendung findet. Im Ergebnis wird eine vielseitige Bewertung respektive Analyse erzeugt.

Wenn diese Technik in einer Gruppe mit fünf bis maximal acht Personen ausgeführt wird, muss die ganze Gruppe jeweils zeitgleich dieselbe Perspektive einnehmen. Dadurch werden etwaige kontraproduktive soziale Aspekte oder Gruppendynamiken entkräftet, und es wird sichergestellt, dass jeder Teilnehmer jede Perspektive einmal einnimmt.

„…there were actually three different Walts: the dreamer, the realist, and the spoiler“ (Robert B. Dilts, Autor, Berater und Trainer über den berühmten Filmproduzenten und Zeichentrick-Pionier Walt Disney)

Besonders wichtig sind bei der erfolgreichen Durchführung eines Workshops übergeordnete Fragestellungen: Sind Bedeutung, Thema und Ziel des Workshops klar definiert und bekannt? Wie schaffe ich es, die Teilnehmer von Anfang an und bis zum Schluss zu aktivieren und zu motivieren? Welche Methoden bieten sich in der jetzigen Situation der Zusammenarbeit an?

3. Analyse

Fälschlicherweise wird das Gegenteil von Erfolg häufig mit Misserfolg gleichgesetzt. Dabei ist der Erfolg eines Vorhabens zunächst völlig wertneutral zu betrachten. Konstruktive Kritik ist angebracht, in den meisten Fällen vorteilhaft und mag manchmal wiederum ernüchternd sein. Dessen ungeachtet kann das Ergebnis eines Workshops durchaus lauten: So macht das überhaupt keinen Sinn!

Ein Workshop ohne konkrete Ergebnisse oder neue Aufgaben war schlichtweg nicht erfolgreich. TWEET

Nur eine App zu entwickeln, weil das die anderen auch so machen, kann nicht der Anspruch sein. Auf Teufel komm raus den Ansatz des Content-Marketings zu verfolgen, weil mir das so eingebläut wurde, ist ohne Strategie zum Tode verurteil. Um mich in meinem neuen Job zu positionieren und zu beweisen, muss ich keinen Workshop initiieren.

Ein Workshop, aus dem man ohne konkrete Ergebnisse oder neue Aufgaben herausgeht, war schlichtweg nicht erfolgreich. Auch wenn man nicht alles klären kann, müssen Next Steps, Deadlines, Verantwortlichkeiten und gegebenenfalls Folgetermine für die anstehenden Tasks festgelegt werden. Daher halte ich oder ein designierter Protokollant während des Workshops alle Meilensteine, Zwischenergebnisse und Entscheidungen schriftlich fest. Von Skizzen und Notizen auf Flipcharts oder Pinnwänden mache ich für die spätere Zusammenfassung Fotos. Die abschließende Dokumentation ist der Dreh- und Angelpunkt für den Workshop-Erfolg. Hierbei ist es wichtig, nicht nur allgemeines Blabla formschön zu vollenden, sondern neben der inhaltlichen Zusammenfassung einen möglichst fokussierten Maßnahmenkatalog bzw. eine konkrete To-do-Liste schriftlich zu fixieren. In jedem Fall sollten alle beschrifteten Kärtchen, Teilnehmernotizen, Skizzen etc. für die spätere Aufbereitung eingesammelt werden.

Miriam Löffler, Beraterin, Workshops & Seminare, Autorin von „Think Content!“

Am Ende eines Workshops müssen die Ergebnisse zusammengefasst und dokumentiert werden. Eine schöne Abschlussfrage könnte beispielsweise sein: Was von den besprochenen Inhalten möchten die Teilnehmer und vor allem wie im Alltag operativ umsetzen? In dieser Gedankenkette möchte ich der Vollständigkeit halber noch das Content-Sonnensystem von Doris Eichmeier erwähnt wissen.

PRAXISTIPP: Damit die abschließende Feedbackrunde nicht zu langatmig wird, rege ich ein spielerisches Zeitlimit an. So kann beispielsweise ein Streichholz entzündet werden und jeder Teilnehmer darf nur so lange sprechen, wie das Zündholz brennt. Diese Methode funktioniert übrigens mit einer Seifenblase fast noch besser. Hier beträgt die Redezeit dann entsprechend so lange, bis die Seifenblase zerplatzt. Bei einem Gruppenfeedback, also einer Zusammenfassung mehrerer Teilnehmer aus einer Gruppe, kommt gerne auch eine Sanduhr zum Einsatz.

Wie die Dokumentation schlussendlich erfolgt, ist eigentlich ganz egal. Ob schriftlich, in Form eines Foto-Protokolls oder mit Bewegtbild-Inhalten – die Hauptsache ist, dass die Ergebnisse nutzenstiftend sind und den Teilnehmern des Workshops zeitnah zugehen. Erst nach der Sichtung des Materials würde ich gegebenenfalls weiteren Verantwortlichen, Entscheidern und Nicht-Teilnehmern ein gefiltertes Resümee des Workshops zugänglich machen.

Final Cut: Astronomische Navigation und Filmkritik

Vermutlich werden wir das Thema Workshops nicht zu einem Happy End bringen können. Dennoch dürfte klar geworden sein, dass eine ausgewogene Vorbereitung unabdingbar ist. Damit letztgenannte wirklich gelingt, folgt eine Checkliste zur erfolgreichen Durchführung eines Workshops:

Workshop-Navigation

Es gibt viele Faktoren, die einen Workshop positiv beeinflussen können. Die vorliegende Checkliste hat keinen Anspruch auf Vollständigkeit, soll einen Rahmen bilden und bei der Umsetzung helfen.

Wichtig ist, dass bei der Gestaltung eines Workshops alle erdenklichen Chancen genutzt werden, um den Teilnehmern die Aufgabe zu erleichtern, sich in die jeweilige Situation hineinzuversetzen. Dazu sollten sie wach, satt und konzentriert sein. Außerdem sollten soziale und berufliche Hierarchien ausgehebelt werden.

Schließlich sollen in einem Workshop so viele Ideen und Ansätze wie irgendwie möglich generiert werden. Dazu muss alles, was den Teilnehmern durch den Kopf geht, ausgesprochen und dokumentiert werden (dürfen). Es gibt im Grunde genommen kein Richtig oder Falsch – auch Gedanken, die unreif, unsinnig oder unmöglich erscheinen, sind wertvoll.

Letztendlich sind Workshops wahrlich keine Raketenwissenschaft, können allerdings ordentlich in die Hose gehen. Mit der nötigen Flexibilität, Spontanität und vor allem Wertschätzung werden jedoch auch unangenehme Situationen gemeistert. Vorausgesetzt, der Workshop als Ganzes wurde ausreichend durchdacht.

Eine gesunde Selbstreflexion sowie ein starkes Interesse am jeweiligen Thema helfen, um die Balance zwischen Wissenstransfer und Spaßvermittlung zu wahren. Klingt für mich nicht nach Odyssee, sondern nach jeder Menge Popcorn und einem gelungenen Filmabend.

Artikelbild: Martin Mummel/GRVTY

Welche Erfahrungen hast du mit Workshops gemacht? Konnten deine Erwartungen als Adressat oder als Vortragender erfüllt werden? Hast du weitere Tipps für eine erfolgsversprechende Durchführung?
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Stefan Schütz

Stefan Schütz

Stefan Schütz begleitet als Senior PR-Berater und Teamleiter einer führenden Agenturen-Gruppe Unternehmen, Verbände und Institutionen bei strategischen Fragestellungen und crossmedialen Maßnahmen. Seit mehreren Jahren schreibt das waschechte Nordlicht in seinem Blog PR-Stunt über klassische Kommunikationsthemen und die Social Media.

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